Как написать письмо на любой случай

2024 Автор: Francis Oldridge | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-16 20:42

Прошли те времена, когда написание писем было предпочтительным средством общения между деловыми партнерами, семьей, друзьями и влюбленными в звезды. Улитка почты может в значительной степени уйти в прошлое, но посмотрите вокруг на свой современный образ жизни, и вы увидите, что искусство письменного слова далеко не мертвое. Скорее всего, вы проводите большую часть своей личной и профессиональной жизни, общаясь с витекстом или электронной почтой, и все еще существуют сценарии, требующие старомодного отформатированного письма (даже если вы с большей вероятностью отправите его через всемирную паутину, чем вы шлепнуть по нему штампом). Коммуникация имеет решающее значение для любого взаимодействия, и умение задать правильный тон в письменной переписке является жизненно важным навыком, пишете ли вы любовное письмо или заявление об отставке. Чтобы помочь вам оставаться на правильном пути, мы составили это руководство о том, как написать письмо в любой ситуации.

Определите свою цель и аудиторию

Прежде чем вы сможете приложить перо к бумаге - или, скорее, кончиками пальцев к клавиатуре - подумайте о том, чего именно вы хотите достичь с помощью своего письма. Вы бы не стали разговаривать со своим начальником так, как разговаривали бы со своей второй половинкой, поэтому вам не следует писать им так же. Соберитесь с мыслями перед тем, как начать писать, задав себе несколько простых вопросов:

Кому я пишу?

Вы знаете человека, которому пишете, или это будет ваше первое общение с ним? То, как мы общаемся друг с другом, естественно, меняется по мере того, как мы становимся более знакомыми, поэтому обязательно оцените свои отношения с человеком, которому вы пишете, прежде чем начать. Это поможет вам не казаться слишком случайным или слишком кратким для ситуации.

Чего я пытаюсь достичь?

Вы следите за собеседованием или пишете праздничное письмо своей семье? Так же, как ваше отношение к получателю письма, имеет значение и контекст, в котором вы его пишете. Вы всегда должны быть уверены, что поддерживаете профессиональное общение именно таким - профессиональным, - даже если вы дружите с коллегой или деловым партнером, которому вы пишете. Думайте о профессиональном общении как о части вашего общего профессионального профиля. Вам не нужно ленивое, грубое или излишне повседневное письмо своему приятелю из бухгалтерии в вашем профиле LinkedIn, так что вы не должны получать его и в папке исходящих. Верно и обратное; Если вы пишете благодарственное письмо своей милой маленькой игре, последнее, что вам нужно, это звучать так, как будто вы проводите деловую встречу. Помните о своей цели, когда составляете письмо и ставите себя на место получателя.

Есть ли у меня вся необходимая информация для общения?

Это особенно важно в деловом общении. Большинство из нас получали длинную цепочку писем, потому что у отправителя не было всех фактов в порядке до того, как он нажал кнопку «Отправить». Не будь тем парнем, который отправит пять писем, когда сделал бы одно. Подобный неорганизованный электронный этикет, связанный с потоком сознания, в лучшем случае вызывает раздражение, а в худшем - просто сбивает с толку и непрофессионально. Если у вас есть много важной информации, которую нужно передать в письменной форме, составьте краткий маркированный список всего, что вам нужно сообщить, чтобы вы могли убедиться, что вы все охватили, прежде чем отправлять.

Найдите время для форматирования

Форматирование имеет решающее значение в формальном общении, как для профессионального представления себя, так и для логической передачи информации. Мы обычно работаем в более быстром темпе, когда общаемся с предприятиями, организациями или коллегами, потому что такое общение происходит в ограниченное время. Поэтому важно, чтобы вы изложили свою точку зрения быстро и четко - что намного проще сделать с форматированием.

Как написать профессиональное письмо

Сопроводительное письмо; Заявление об отставке; Рекомендательное письмо; Рекомендательное письмо, заинтересованность или намерение и т. Д

Вы, вероятно, знакомы со стандартным формальным форматом письма, даже если сами не писали его. Большинство предприятий и организаций следуют этому формату, потому что он легко узнаваем и сканируем. Формальные шаблоны писем широко доступны и включены в большинство текстовых редакторов. Вы также можете создать свой собственный с нуля или настроить шаблон письма для многократного использования. Вот некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить, когда дело доходит до написания и форматирования официального письма:

1. Используйте заголовки. Если вы отправляете внутреннее электронное письмо коллеге или члену команды, обращение к ним по имени, скорее всего, нормально, но когда вы общаетесь с бизнесом, организацией или профессиональным контактом за пределами или выше в вашей компании, никогда не обращайтесь к ним только по имени.

2. Избегайте неформальных приветствий. Начните свое письмо с «Уважаемый…» (не используйте «Привет», «Привет» или другие подобные приветствия) и обращайтесь к получателю по его титулу и либо его полному имени, либо его фамилии (например: «Уважаемый господин» Джон Смит »или« Дорогой доктор Джонсон »). Если у вас еще нет контакта в организации, в которую вы пишете, посетите веб-сайт, чтобы узнать, сможете ли вы найти имя и должность соответствующего человека. Если вы не можете найти имя человека, обратитесь в соответствующий отдел или группу (например, «Уважаемые сотрудники руководства» или «Уважаемые редакторы»). Если вы абсолютно не можете определить подходящего человека или отдел, к которому следует обратиться, вы можете использовать «Кому это может быть интересно», но имейте в виду, что это, вероятно, означает, что ваше письмо, как только оно будет доставлено, должно быть направлено нужным людям, что может приведет к задержке ответа.

3. Включите дату. Если ваше письмо будет содержаться в теле электронного письма, ваш почтовый клиент отметит его датой и временем, но если вы отправляете свое письмо в виде вложения или по почте, включение даты вверху поможет вам обоим. и получатель отслеживает подходящее время для последующих действий.

4. Сделайте так, чтобы с вами было легко связаться. Убедитесь, что вы указали свое имя (имя и фамилию, включая предпочитаемый титул) и свою контактную информацию. Если вы отправляете физическое письмо или цифровую копию форматированного письма, укажите свой адрес и номер телефона вверху, чтобы получатель мог мгновенно получить к нему доступ. Отправляя электронные письма, вы можете подумать, что вашего адреса электронной почты в поле «От» достаточно, но правда в том, что вы не знаете, как получатель может предпочесть связаться с вами. Создайте профессиональную подпись электронной почты, включающую ваш номер телефона, адрес и все соответствующие профили в социальных сетях, с которыми с вами удобно связаться.

5. Используйте формальный язык. Помимо очевидного отказа от ругательств или излишне небрежной лексики, это также означает отказ от сокращений (т. Е. «Меня не будет на встрече в этом квартале» вместо «меня там не будет»).

6. Не закапывайте лед. Профессиональное общение требует эффективности, поэтому постарайтесь как можно быстрее добраться до сути письма. Лучше, чтобы ваше письмо было кратким на полстраницы, чем пытаться растянуть его на всю страницу с помощью заполнителя.

7. Вычитайте, а затем вычитайте еще раз.. Такие программы, как Microsoft Word, имеют встроенные средства проверки орфографии и грамматики, и они всегда должны быть вашим первым шагом при корректуре. Часто они даже предлагают предложения по тому, как сделать ваше письмо более кратким и прямым, что очень помогает при написании официального письма. Существуют также онлайн-инструменты, такие как Grammarly, которые могут помочь вам с первоначальной корректурой. Однако не останавливайтесь на одном прохождении проверки орфографии; Вам также следует полностью прочитать свое письмо, чтобы проверить наличие ошибок. Совет от профессионала: прочтите письмо вслух или перечитайте его задом наперед (от последнего слова до первого), чтобы вы могли обнаружить опечатки или странные фразы. Если это что-то жизненно важное, обратите на это внимание еще раз.

8. Будьте добрыми, но профессиональными. Вы, конечно, не хотите заканчивать письмо клиенту сердечным «Люблю тебя!» но это не значит, что вам нужно быть холодным и бесплодным. Завершите свое письмо более близкими (известными в кругах ботаников как прощальными словами) словами «с наилучшими пожеланиями», «спасибо за уделенное время», «с уважением» или «наилучшими пожеланиями», чтобы добавить теплоте к письму, не пересекая ни одной строчки.

9. Введите его. В современном мире нет другого выхода: если вы напишете от руки официальное деловое письмо, вы будете выглядеть непрофессионально. Также приятно распечатать конверт, а не адресовать его вручную.

10. Не поддавайтесь желанию проявить творческий подход. Не пытайтесь оживить свое письмо причудливыми цветами или необычными шрифтами. Мы рады, что вы чувствуете себя искусно, но для профессиональной переписки обычно не место и время. Придерживайтесь стандартов, таких как Times New Roman и старый добрый черно-белый.

Как написать личное письмо

Любовное письмо, Благодарственное письмо, письмо с извинениями и т. Д

Личные письма - это то место, где вы можете немного расправить крылья и заставить течь творческий сок. Хотя особые штрихи, вероятно, будут оценены в личных письмах, все же есть некоторые рекомендации, которые вы должны помнить.

1. Не говорите слишком кратко. Вы не хотите, чтобы бесконечно болтать три страницы, прежде чем дойдете до сути сообщения, но неплохо включить случайный разговор в личное письмо, чтобы показать получателю, что вы потратили некоторое время на то, чтобы связаться с ним. Если вы какое-то время не разговаривали с получателем, расскажите ему о своей жизни и спросите об их. Если вы за что-то благодарите их, не обращайте внимания на несколько слов, чтобы объяснить, что это значило для вас. В зависимости от контекста, добавление юмора к письму может быть даже приятным.

2. Используйте непринужденное приветствие. Как странно начинать письмо своему боссу со слов «Йо Тед», так же странно начинать письмо маме со слов «Дорогая миссис Кэрол Джексон». Совершенно уместно обращаться к получателю личного письма по имени - или даже по прозвищу, если вы особенно близки - и начинать с более непринужденного приветствия, такого как «Привет» вместо «Уважаемый», которое вы должны использовать в профессиональном общении.

3. Используйте творческий подход, не жертвуя удобочитаемостью.. Эти забавные шрифты и яркие цветовые палитры, которые вы не могли использовать в своем последнем деловом письме, могут найти применение в ваших личных письмах. Хотя вы не хотите заходить так далеко, чтобы превратить свое письмо в какой-то загадочный беспорядок микроскопических шрифтов и утомляющих глаза красок, совершенно нормально избавиться от прямолинейного профессионального человека и получить больше удовольствия. Если вы отправляете письмо обычной почтой, писать его по старинке - приятный штрих, при условии, что ваш почерк не превратился в искореженную куриную царапину из-за преобладания технологий.

В то время, когда кажется, что каждый предпочел бы отправить текст из трех слов любому расширенному сообщению, составление письма может показаться устрашающим или даже устрашающим. Но если вы будете следовать этим рекомендациям, ваше письмо будет актуально в любой ситуации.